Sebagai pelaku UMKM yang berjualan di marketplace, memiliki invoice dan nota penjualan yang profesional adalah hal penting. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tapi juga membangun kepercayaan pelanggan dan memudahkan pencatatan keuangan.
Artikel ini menyediakan panduan lengkap tentang invoice dan nota penjualan, termasuk rekomendasi platform untuk mendapatkan template gratis yang bisa langsung Anda gunakan.
Perbedaan Invoice, Nota, dan Kwitansi
Sebelum membahas template, penting untuk memahami perbedaan jenis dokumen transaksi:
- Invoice (Faktur): Dokumen penagihan yang dikirim sebelum pembayaran. Berisi rincian produk, harga, dan batas waktu pembayaran.
- Nota Penjualan: Bukti transaksi yang diberikan bersamaan dengan barang. Biasanya untuk transaksi langsung/COD.
- Kwitansi: Bukti bahwa pembayaran sudah diterima. Diberikan setelah pembayaran lunas.
Untuk seller marketplace, nota penjualan paling sering digunakan karena pembayaran biasanya sudah dilakukan di platform sebelum barang dikirim.
Elemen Wajib dalam Invoice/Nota Penjualan
Informasi yang Harus Ada:
- Identitas toko: Nama toko, logo, alamat, nomor telepon/WhatsApp
- Nomor dokumen: Nomor invoice/nota yang unik untuk tracking
- Tanggal transaksi: Kapan transaksi terjadi
- Identitas pembeli: Nama, alamat pengiriman
- Rincian produk: Nama produk, jumlah, harga satuan
- Subtotal dan diskon: Jika ada potongan harga
- Ongkos kirim: Biaya pengiriman (jika dibebankan ke pembeli)
- Total pembayaran: Jumlah keseluruhan yang harus dibayar
- Metode pembayaran: Transfer, COD, atau platform marketplace
Tip: Untuk penjualan di marketplace, Anda bisa menambahkan nomor pesanan dari platform (seperti nomor order Tokopedia/Shopee) agar mudah dicocokkan dengan sistem.
Download Template Invoice Excel Gratis
Kami menyediakan template invoice/nota siap pakai dalam format Excel (.xlsx) yang bisa langsung Anda download dan gunakan. Template ini sudah dilengkapi dengan:
- Rumus otomatis: Subtotal per produk (Jumlah x Harga) terhitung otomatis
- Kalkulasi diskon: Masukkan persentase diskon, potongan terhitung otomatis
- Total pembayaran: Subtotal - Diskon + Ongkir dihitung otomatis
- Format lengkap: Semua elemen wajib invoice sudah tersedia
Template Invoice/Nota UMKM - Excel (.xlsx)
Lengkap dengan rumus Excel untuk kalkulasi otomatis Subtotal, Diskon, dan Total Pembayaran
Download Template Excel GratisFormat: .xlsx | Ukuran: ~10 KB | Kompatibel: Excel, Google Sheets, LibreOffice
Cara Penggunaan: Buka file di Excel, ganti teks dalam tanda [ ] dengan data toko dan transaksi Anda, lalu simpan atau cetak untuk dikirim ke customer.
Platform Template Invoice Gratis
Berikut adalah platform lain yang menyediakan template invoice dan nota penjualan gratis:
Canva
Online Editor PDF GratisPlatform desain dengan ribuan template invoice siap pakai. Mudah dikustomisasi dengan drag-and-drop, bisa tambahkan logo dan ubah warna sesuai branding toko.
Microsoft Office Templates
Word Excel GratisTemplate resmi dari Microsoft untuk Word dan Excel. Kalkulasi otomatis di Excel, format profesional, dan kompatibel dengan Google Docs/Sheets.
Google Docs/Sheets
Docs Sheets GratisAlternatif gratis untuk membuat invoice dengan Google Workspace. Template bisa dicari di Template Gallery, tersimpan di cloud, dan bisa diakses dari mana saja.
Invoice Simple, Conta, Zoho
Online PDF FreemiumPlatform khusus invoicing dengan fitur lengkap. Versi gratis biasanya terbatas jumlah invoice per bulan, tapi cukup untuk UMKM skala kecil.
Aplikasi Kasir dengan Fitur Nota Otomatis
Jika Anda ingin otomatisasi lebih lanjut, berikut aplikasi kasir (POS) gratis yang bisa menghasilkan nota otomatis:
- Pawoon: Aplikasi kasir populer dengan fitur cetak struk, gratis untuk 1 outlet
- Qasir: POS gratis dengan fitur nota digital, bisa kirim via WhatsApp
- Loyverse: Aplikasi kasir gratis dengan inventory management
- BukuWarung: Pencatatan keuangan UMKM dengan fitur kirim nota via WhatsApp
- POSbill: Kasir online dengan fitur struk dan integrasi QRIS
Keuntungan Aplikasi POS: Selain cetak nota, aplikasi ini juga membantu tracking inventori, laporan penjualan harian, dan integrasi pembayaran digital seperti QRIS.
Tips Membuat Invoice yang Profesional
1. Konsisten dengan Branding
Gunakan warna dan font yang konsisten dengan identitas toko Anda. Tambahkan logo di bagian header untuk kesan profesional.
2. Nomor Invoice yang Terstruktur
Buat sistem penomoran yang mudah di-track, contoh:
- INV-2026-001: Invoice tahun 2026, nomor urut 001
- TKP-20260110-001: Tokopedia, tanggal 10 Jan 2026, urut 001
3. Rincian Produk yang Jelas
Tulis nama produk dengan lengkap termasuk variasi (ukuran, warna). Jangan singkat-singkat yang membingungkan pembeli.
4. Sertakan Informasi Kontak
Pastikan ada nomor WhatsApp atau email yang bisa dihubungi jika ada masalah dengan pesanan.
5. Simpan Salinan Digital
Selalu simpan salinan invoice/nota dalam format digital untuk keperluan pembukuan dan jika ada klaim dari pembeli.
Nota Sudah Rapi, Sekarang Rekap Profit!
RekapCepat menganalisis semua transaksi marketplace Anda dan menghitung profit bersih secara otomatis.
Kapan Perlu Invoice vs Nota?
Panduan praktis kapan menggunakan masing-masing dokumen:
- Penjualan marketplace (Tokopedia, Shopee): Nota penjualan (simpel, pembayaran sudah di platform)
- Penjualan B2B/grosir: Invoice formal dengan terms pembayaran
- Penjualan langsung/COD: Nota atau kwitansi
- Pre-order: Invoice di awal, kwitansi setelah lunas
- Dropship: Invoice dengan nama toko dropshipper
Penting untuk Pajak: Jika usaha Anda sudah PKP (Pengusaha Kena Pajak), Anda wajib membuat faktur pajak resmi untuk setiap transaksi. Konsultasikan dengan akuntan untuk kepatuhan perpajakan.
Kesimpulan
Memiliki invoice dan nota penjualan yang profesional adalah investasi kecil dengan dampak besar:
- Meningkatkan kepercayaan pembeli
- Memudahkan pencatatan keuangan
- Membantu resolusi masalah jika ada klaim
- Terlihat lebih profesional dibanding seller lain
Dengan banyaknya platform gratis yang tersedia seperti Canva, Google Docs, dan aplikasi kasir, tidak ada alasan untuk tidak memiliki sistem invoicing yang rapi untuk bisnis Anda.